Zbyt ogromna liczba efektów doprowadza do bałaganu i zamieszania w firmie, spowalnia czas realizacji. To przekroczenie formy nad zawartością, niepotrzebne trwonienie obszaru na dysku twardym komputera i marnowanie czasu na poszukiwanie tych właściwych i potrzebnych w danej chwili. Segregacja danych daje możliwość na ukazanie tych, które mogą stać się w przyszłości korzystne dla firmy, skasować materiały dublujące się. Dogłębna analiza danych daje możliwość przeanalizować zgromadzone materiały, by móc otrzymać z nich potrzebne dane dla firmy. Obróbce danych towarzyszą na przykład metody statystyczne czy eksploracyjne. Analiza danych dane to więc nic odmiennego, jak przekształcone dane, którym towarzyszył system ?nadawania formy”. Ta wdzięczna nazwa ukrywa w sobie nic innego, jak popularny proces, noszący miano: analiza danych. Łacińskie ?nadawanie formy” to inaczej katalogowanie wyników, służące powiększenie istotności wyników.